印章是企業管理中職權落實的主要憑證，龐大的印章數量、高頻的使用現狀、繁瑣的流程，都對印章管理員提出了極高的要求。

印章管理員的職責，主要是圍繞公司印章使用是否符合規章制度，對印章使用人、使用文件、使用次數等信息的一致性給予審核、監督。

那么，對印章管理員來說，工作會有哪些難題？信息化能為他們解決這些問題嗎？信息化還具有哪些價值？

印章管理中存在的問題：“難管理、管不住、不好管、管不過來”

一、真實用印情況難收集，難形成使用數據。

傳統印章管理模式下，用印情況通常是通過紙張進行登記，蓋了什么文件、是誰蓋的等信息難以準確記錄。印章管理員在對上級部門、企業管理者匯報時，難有詳實的數據作為依據，也難以形成可供參考的分析報表。工作成效難以直觀體現。

二、用章不規范、權責不分明，印章管理員成“背鍋俠”。

實際工作中，因為審批流程較繁瑣、領導不在公司等情況，員工有時不會按照制度辦事。例如員工著急簽合同，只有領導非書面授權就要求蓋章，印章管理員也不得不蓋。一旦冒出風險，沒有書面證明，印章管理員就成了“背鍋俠”。

三、“人情章”、“領導章”埋下風險隱患。

企業內部一些員工、領導有時出于自身需求，不經過審批流程，靠人情或關系讓印章管理員為其蓋章。印章管理員礙于情面，難拒絕這些蓋章要求。這就為企業埋下了風險隱患。一旦造成法律糾紛、經濟損失，后果都要由公司承擔。

四、“蓋章”基礎性工作量大，影響“管章”工作的提升。

企業印章多、蓋章量大，經常外帶辦事或者出差蓋章，印章管理員花費較多時間與精力在“蓋章”、“監章”這類基礎工作上，影響“管章”工作的提升。印章管理員如能有效加強審核、監督等工作，有助于個人能力提升和企業穩健發展。

信息化為印章管理員帶來的助力

章管家－印章智慧管理解決方案，以物聯網、移動互聯技術為傳統實體印章加上智能鎖，以智能印章配合管理平臺，使印章可遠程實時管控，蓋章前、中、后全程監控記錄，責權清晰、控制印章風險。

1，不授權無法用章，“加急章”、“人情章”不能蓋。

審批不通過、流程沒走完時，智能印章不能使用，杜絕了印章管理員被迫蓋章的情況。

如果需要加急蓋章，領導不在公司也能通過APP進行審批，流程很快就能走完。特殊情況，員工還可以申請“遠程蓋章”，領導可以遠程實時確認是否蓋章。

2，建立印章管理平臺，實時掌握印章動態，便于工作匯報及追溯。

章管家管理平臺可以查看企業全部印章的動態信息，包括分子公司章、項目部章等。用印臺賬自動生成，同步記錄每一次蓋章的時間、地點、文件、人員、影像資料，確保反饋真實有效。

印章管理員可以隨時隨地查看用印詳情。平臺提供的印章多維度統計報表便于工作匯報及問題追溯，為企業管理層提供重要的決策支持。

3，授權后可自助用章，減輕管理人員基礎工作量。

目前，章管家智能終端包括智能印章、用印工作臺、智能印章柜，結合管理平臺，適用于大多數用印場景。企業內部用章，可以打造印章服務中心，實現24小時無人值守自助用印。

授權后，員工可以自助用章。無論是在企業內部用章，還是外帶用章，智能用印時全程監控、可隨時追溯、責任到人。印章管理員不再“蓋章”，而是“管章”，規范員工合規用章，也保護了自身的合法權益。

4，印章保管責權清晰

章管家對印章全生命周期進行管理，從印章的申請、刻制、保管、使用到銷毀，確保責權清晰。分支機構的印章，總部也可以線上管理，監測異常情況，預防違規行為。

以往，因為部門調整或項目完結，舊的印章沒有及時收回或銷毀，而集團總部不知情。這些“流落在外”的印章仍然具備法律效率，存在風險隱患。

現在，印章管理員可以在章管家的輔助下，全面掌握印章庫存情況，減少這一類印章的遺失、亂用，降低經營風險。

印章管理信息化，可以幫助企業改變管理模式。員工自助用印更便捷，印章管理員可以改進印章管理的手段和措施，幫助企業加強風險防控，有效降低業務風險，為企業創造更多價值。