“在行政采購行業多年,我認為行政采購工作最核心的價值在于兩方面,一是有效降低公司的成本、優化公司的成本結構,二是保障公司流程的合規性,滿足上市公司對于財務審計等環節的要求。”

作為新氧行政部門的負責人,關亮曾先后在海航、國美、獵聘等眾多國內知名企業工作過,是行政采購行業的一位老兵。多年的從業經歷,讓關亮對行政采購工作有著自己充分且獨特的理解,也能夠將不同公司、不同行業的優秀經驗融匯到自己當下工作中,為公司的降本增效和創新發展提供支持。

增專票秒開、系統自動對賬 京東企業業務讓采購管理更合規

對于行政部門的采購來說,合規是開展工作的基礎。關亮認為,采購合規不僅要讓所有的采購行為符合公司規定的流程,還要能夠及時發現流程中存在的風險點、主動改進,提升公司經營管理效率。

2018年9月,關亮初入新氧,當時行政部的采購多數是通過線上個人商家進行,這類商家一般只提供普通發票,并不能完全符合公司財務合規結算的要求,時常會出現反復溝通,采購效率得不到提升。“曾經歷過一次部門在某電商平臺上采購了一批辦公物資,因為對方開具的發票并不合規,導致無法通過財務的審核、無法結賬報銷。”針對這類問題,關亮將以往在采購合規化管理方面的成功經驗,帶到了新氧采購業務中。

入職新氧以后,關亮開始在部門內推行通過京東企業業務進行物資采購。“在此前的幾家公司里,我就經常使用京東,除了眾所周知的品質有保障、運輸時效快以外,在結算環節,京東企業業務還能夠直接開具增值稅專用發票,并且可以實現‘一單一票一款’,每個訂單均可系統自動對賬、核銷,有效避免發票錯開、漏開問題。此外,京東的發票速度也很快,在提交開票申請后電子發票就能‘秒開’,大大提高后續的財務對接效率。”關亮說道,“如今在新氧,我所在部門負責的電視、微波爐、冰箱、空調、空氣凈化器等電器設備類的實物物資以及辦公耗材基本全部都在京東企業業務購買,甚至很多都是京東京造的產品,這對我們采購合規起到了重要的推動作用。”

通盤思考、優化策略 采購降本既要有努力、也要講方法

在保障采購合規性的同時,落實降本增效也是關亮的重要任務。據關亮介紹,新氧從成立之初就秉持著“降本增效”的經營原則,行政部更是從工作的方方面面去挖掘降本提效的空間。在他看來,降本并不是一味地尋求低價,關鍵在于如何從全局出發制定更優的采購策略,這需要采購人對于采購有著通盤思考。

關亮分享了一個例子。2019年上半年,新氧辦公地址從望京Soho搬到來廣營科技中心,辦公區的裝修改造涉及一系列采購,包含了硬裝類裝修、弱電工程、空調改造、消防改造等,類目龐雜、金額很大,每一步都要非常謹慎。關亮作為總負責人,全程跟進了裝修采購工作。“裝修是一個很考驗個人經驗的工作,如果前期工作做的不夠細,后期會產生大量的增項,在我看來增項如果是超過一定百分比,實際上這個項目來說行政就是不合格的。”關亮表示。

為了確保此次裝修采購的成本控制,關亮帶領行政部花了整整一個半月時間進行前期調研,每天和不同的供應商開會溝通、審核資質,接下來的一個月每天也在加班做標書、開招標會、定標、簽合同。“用了將近3個月時間,我們才為每一個裝修項目挑選出了最合適的供應商。最終實際產生的費用也和我們前期的立項預算幾乎保持一致。”

根據上述項目的經驗,為了降低公司相關采購項目的不必要增項費用,在保證物資質量的基礎上,關亮對部門其他的采購項目都進行了合理性采購的調整,以實現成本的降低。 “對于必須性強的實物商品或服務商品的采購,我們一直在堅持推進和京東企業業務的合作,借助數字化采購解決方案,持續優化采購管理流程,實現資金預算、需求計劃、對賬結算、開票、售后質保等全流程的高效協同。”

但對于一些可調控的物資采購,新氧開始以輕運營的模式來降低投入成本。比如員工使用的電腦,新氧開始采用租賃模式,來落實“輕資產化經營”策略,減小現金流壓力;包括原先公司隨處可見的綠植,行政部也重新進行了評估,優先保障大堂、會議室、辦公室等公共區域的美觀,其他的區域則盡量減少綠植覆蓋;資產類也是同理,比如微波爐冰箱,行政部也秉承“壞了先修、修不好再換”的原則,效減少了更換頻率,變相實現了降本。”

面向2023年,新氧提出了全新的發展戰略,實現企業業務的進一步升級,落地產業互聯網的戰略,助力品牌和商家提供更優化服務。關亮所在的行政部也設定了2023年的部門目標,關亮說道,“今年行政部最迫切的需求依然是降本增效,我們會在數字化采購領域開展更多的嘗試,探索更多降本提效的可能性。”