上海復星醫藥(集團)股份有限公司(以下簡稱“復星醫藥”)成立于1994年,是中國領先的國際化醫藥健康產業集團,業務覆蓋制藥、醫療器械與醫學診斷、醫療服務等醫藥健康全產業鏈。

在全球疫情的背景下,作為一家多業務領域布局、持續創新轉型、整合運營的集團性公司,復星醫藥通過持續打造數字化的人力資源管理平臺,助力企業提升管理效能,以應對國內外市場的不斷變化。

現狀梳理:人力資源系統應用不統一,數據割裂難流通

復星醫藥于2020年初開始著手于人力資源數字化,在項目之初,集團先對下屬分子公司的HR系統應用現狀展開調研,發現主要面臨兩大問題:

HR系統應用參差不齊,缺少一致性

復星醫藥下屬85家分子公司,很多人力資源的工作仍然在采用人工線下操作的方式處理,無效工作量多,工作效率低。 其他分子公司對HR系統的選擇也并不統一,梳理出多達16類HR系統在使用。

一方面,這導致各分子公司的政策和流程各自獨立,難以統一,不利于發揮集團的統籌作用。另一方面,矩陣式的管理模式常常要求進行跨公司管理,缺少一致的人力資源系統也在很大程度上影響管理的效率。

人力資源數據割裂,難以高效流通

復星醫藥面臨的另一個挑戰源于數據。企業的人力資源數據存在于各分子公司的不同系統和報表中。當有數據分析的訴求時,例如想了解關鍵人才隊伍的離職率,集團HR只能通過傳統的表格匯總的方式向各分子公司收取數據。效率低且時效性差的數據整合方式,難以支撐管理者進行有效的管理決策。

選型思考:聚焦整體效率,尋求共同成長

復星醫藥在HR系統選型時,主要從兩個角度考慮:

1.從集團整體效率出發,而非單點功能最優

作為多業務形態、多分子公司的集團性公司,集團SSC從最開始就確定了一體化的HR系統為選型目標。這意味著不同的分子公司、功能模塊之間可以有更少的系統接口進行更流暢的數據流轉,從而實現集團整體管理效率的提升。

2.快速靈活,持續共建,SaaS成更優選擇

復星醫藥是一家持續創新和成長的企業,組織內存在多個業務形態,組織結構也在不斷變化。HR系統能否在一致性的基礎之上支撐企業的多樣性和變化就變得至關重要。對比來看,傳統的安裝版系統實施周期長,版本難統一,硬件和人員成本高,難以契合企業需求。SaaS系統易于實施、版本統一、配置靈活、可持續優化的特點就更符合復星醫藥的需求。

此外,在綜合評估了供應商的產品是否能滿足三支柱模式、市場品牌和服務能力后,復星醫藥選擇了北森作為HR系統的供應商。

實踐歷程:持續迭代,迎接挑戰

從2020年5月開始,復星醫藥HR系統項目已經覆蓋人事薪酬系統,招聘系統和績效系統的多模塊應用,服務超過30家公司。預計2025年復星醫藥可以實現HR系統的全集團覆蓋和統一。

過去一年多的數字化歷程,對于復星醫藥SSC團隊而言是不斷自我迭代、不斷迎接挑戰的過程。復星醫藥認為,項目主要面臨業務挑戰、HR挑戰、SSC挑戰以及HR系統的挑戰。這四方面的挑戰既獨立存在,又層層傳遞。

復星醫藥的業務發展迅速,例如疫情期間新建了疫苗團隊,人員快速增加,組織架構和匯報關系以周為單位進行快速地變化。同時,復星醫藥體系內矩陣式管理的模式導致人員變動頻繁,項目匯報和職能匯報雙線并存。企業的業務現狀給整個項目上線帶來巨大挑戰。

在這種業務背景下,HR團隊的工作效率面臨極大挑戰。招聘需求激增、人員快速進出對于HR的工作效率提出更高的要求;業務的快速調整和管理的復雜性需要HR及時響應;同時,作為集團性公司,HR還面臨著風險管控的挑戰,比如快速招聘的背景下如何進行編制管理,在復雜多變的流程中又如何留存信息等。

面對這些挑戰,復星醫藥的HR團隊借助HR系統做出有效應對:

HR系統賦能,有效提升工作效率

工作效率的挑戰主要體現在兩個方面,一是招聘效率,在項目過程中,復星SSC團隊協同各方的力量,在1個月內就實現了招聘系統的上線,幫助企業統一招聘渠道,自動化運轉招聘流程,進行無紙化招聘,減少線下人工操作,從而極大提升招聘效率。

二是事務性工作的效率,如面對大量的人員入離職時,復星醫藥通過線上流程的運行,一方面減少線下紙質信息的傳遞,另一方面在流程中有多角色的參與,把員工信息的輸入拆解到員工入職,既減輕工作量,又確保準確性。

快速高效,及時響應組織變化

系統上線后,當組織結構快速變化時,復星醫藥基于系統通過拖拉式操作,快速進行組織調整。并且針對性地構建行政維度和項目維度的組織,以適應不斷動態變化的項目型組織。面對復雜的管理流程,在系統中區分直線匯報和虛線匯報,并針對性設計串聯和并聯的審批流程,使得組織管理的相關工作在多變的業務節奏下有序開展。

響應及時性的挑戰還體現在激勵和考核上。過往復星醫藥的考核以年度考核為主,當下復星醫藥借助系統落地OKR,可以實現按照季度和月度績效目標的調整,同時可以做到上下級之間快速對齊。與此對應的是,組織還可以利用薪酬的公式功能來快速高效地進行算薪調整。

規范流程,過程留痕,合理管控風險

在項目期間,風險管控的挑戰主要體現在兩個方面。一是在組織快速擴張時,如何合理管控編制。比如當業務突然加人時可以通過編制管理功能的快速上線,由HR進行編制梳理,設置編制審批流程,從而確保編制可控。二是在管理的實際過程中,如何降低管理風險。比如過往員工入職時,如職級,定薪,獎金等信息很難追溯。通過流程線上化,現在能做到全過程清晰可見,數據有據可依,極大提高管理的透明度。

在應對挑戰的過程中,復星醫藥還借助HR SaaS系統的優勢,快速對齊了復星醫藥內不同成熟度的分子公司的上線進度,并統一了集團要求。同時,借助個性化的頁面定制,移動端應用等功能,打造管理者和員工的優質體驗。

總結思考:

目前,復星醫藥的數字化實踐已經取得了一定的成果:通過HR系統復星醫藥打通了包括組織人事、考勤、薪酬、招聘、績效等全系統間的數據流通,保障了集團整體的效率。過往數據上的痛點也得到解決,集團現在不僅可以掌握靜態數據,還能夠掌握過程數據。

在流程管理上,得益于HR系統應用的不斷泛化和深化,業務流程越發明確,業務數據也越來越全面清晰,并可以隨時掌握,這也使得管理決策更為及時有效。

同時,在整個項目過程中,HR的工作效能在不斷提升,用戶滿意度也在持續提高。更重要的是,在不斷變化的業務環境下,復星醫藥和北森一同積極應對變化,及時迭代,雙方共同看到了企業和產品共同生長的能力。